Wanneer een fotograaf een ander toestemming geeft zijn foto onder bepaalde voorwaarden te gebruiken en publiceren, verleent hij de gebruiker een gebruiksrecht, oftewel een licentie. Hij blijft echter auteursrechthebbende. In een licentieovereenkomst kunnen partijen uiteenlopende afspraken vastleggen. Uiteraard is de financiële vergoeding een belangrijk onderdeel van elke licentie. Voor het vaststellen van de hoogte ervan bestaan geen vaste regels. Sterker nog, op grond van het mededingingsrecht dient elke onderneming (daarbij inbegrepen zelfstandig werkende personen) onafhankelijk de tarieven vast te stellen. De Nederlandse Mededingingsautoriteit beschouwt het maken van onderlinge afspraken daarover namelijk als een ontoelaatbare vorm van concurrentievervalsing. De uiteindelijke licentievergoeding is altijd een kwestie van vraag en aanbod. Partijen moeten hier simpelweg over onderhandelen.

Het is verstandig om in de overeenkomst te specificeren welk deel van de vergoeding betrekking heeft op het maken van de foto, soms de dagprijs genoemd, en welk deel op het gebruik van de foto. De mate van het voorgenomen gebruik is namelijk mede bepalend voor de omvang van de vergoeding. Ook de eventuele exclusiviteit van de licentie kan de prijs opdrijven. Hiermee wordt bedoeld dat de fotograaf de foto niet aan anderen mag leveren. Er kunnen ook afspraken worden gemaakt over de duur van het gebruik. Voorts is het raadzaam om vast te leggen in welke media, oplage en landen de foto gebruikt mag worden. Wanneer de foto bestemd is voor het internet, besef dan dat dit medium feitelijk wereldwijd is. Door de toestemming te beperken tot Nederlandstalige websites, zal de gebruiker voor het gebruik op internationale websites een aanvullende vergoeding moeten betalen. Verder kan de fotograaf toestemming geven voor eenmalig gebruik of juist hergebruik. Datzelfde geldt voor het recht om sub-licenties te verstrekken. Dit betekent dat de gebruiker de foto op zijn beurt aan derden ter beschikking mag stellen. Denk bijvoorbeeld aan een persbureau dat de foto van een freelance fotograaf weer doorlevert aan een krant.

Een licentie kan schriftelijk maar ook mondeling worden verstrekt. Het is echter raadzaam om de inhoud en omvang van de licentie altijd schriftelijk vast te leggen in een ondertekende offerte of opdrachtbevestiging. Soms kan dat niet, bijvoorbeeld vanwege het spoedeisende karakter van de opdracht. Lukt het niet om de opdrachtgever een uitgebreide offerte te sturen, bevestig dan in ieder geval per e-mail of fax de belangrijkste afspraken zoals de prijs, het doel van de publicatie en het gebruik. De inhoud van mondelinge afspraken is achteraf namelijk niet of nauwelijks te bewijzen. Tot slot is het van belang om in een licentieovereenkomst niet te spreken van 'afkoop auteursrecht' of 'afkoop copyright'. Dit suggereert namelijk dat er sprake is van overdracht van auteursrecht (zie paragraaf 3.7) en dat is bij het verstrekken van een licentie nu juist niet de bedoeling. Het consequente gebruik van de term 'licentie' of 'gebruiksrecht' voorkomt elk misverstand hierover.

Contracteren via e-mail is eveneens mogelijk. Bedenk echter wel dat de wet de elektronische handtekening alleen aan de handgeschreven handtekening gelijk stelt als een voldoende betrouwbaar middel is gebruikt om de echtheid te achterhalen. Een elektronische handtekening moet persoonlijk, onvervalsbaar en veilig zijn. Hij moet gebaseerd zijn op een gekwalificeerd certificaat en gegenereerd zijn door een veilig middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen. Deze certificaten zijn te verkrijgen bij zogenaamde 'certificatiedienstverleners'. Meer informatie over dit onderwerp staat op de website van het ECP.

Zelfs wanneer partijen de gemaakte afspraken netjes hebben vastgelegd, kan toch onenigheid ontstaan over de precieze betekenis van de licentiebepalingen. In dat geval moet men bedenken dat licentiebepalingen altijd 'terughoudend' moeten worden uitgelegd. Als een fotograaf bijvoorbeeld een foto aan een tijdschrift levert voor plaatsing bij een artikel, dan mag men de afspraak niet zodanig eenzijdig oprekken dat plaatsing van de foto op de cover of op een website er ook onder zou vallen. Dit zijn weer nieuwe openbaarmakingen, dus hierover zullen eerst nadere afspraken moeten worden gemaakt. Als een fotograaf een foto aan een krant levert voor een bedrag van honderd euro is het − gelet op de bescheiden hoogte van dit bedrag − redelijk om ervan uit te gaan dat de foto eenmalig gebruikt mag worden in de krant. De gemiddelde beroepsfotograaf zal namelijk voor hergebruik een aanvullende vergoeding bedingen. Verder zal bij onenigheid of onduidelijkheid over de gemaakte afspraken ook gekeken moeten worden naar de bedoelingen van de partijen ten tijde van het sluiten van de overeenkomst. Wat mochten ze op dat moment in redelijkheid van elkaar verwachten? Wat een redelijke uitleg is, zal telkens uit de concrete situatie moeten blijken. Wanneer komt vast te staan dat de gebruiker inderdaad een te ruim gebruik van de foto heeft gemaakt, dan is er sprake van een schending van het auteursrecht van de fotograaf. In hoofdstuk 4 staat beschreven welke maatregelen hij dan kan nemen.

Voor fotografen geldt soms dat publicatie van hun werk en de daaruit voortvloeiende naamsbekendheid minstens zo belangrijk is als betaling voor de opdracht. In dat geval zijn zij soms bereid om opdrachten onder het gebruikelijke tarief aan te nemen. De Nederlandse jurist D.W.F. Verkade heeft hierover ooit op treffende wijze opgemerkt:

"Men laat graag een financiële veer voor "le plaisir de se voir imprimé, resp. communiqué au public", al was het maar omdat men beter patates frites kan gaan bakken als men "vlug rijk" wil worden. Daar komt bij dat film- en andere auteurs, en vooral de jongeren onder hen, juist dóór uitzending of uitgave naam moeten maken, om daarmee in het leven verder en hogerop te komen."

Maar stel nu dat een opdrachtgever na levering van de foto weliswaar het afgesproken tarief betaalt, maar alsnog afziet van publicatie. Valt hiertegen als fotograaf iets te doen? Impliceert een opdracht tot het maken van een foto ook een verplichting tot gebruik en publicatie ervan? De rechter heeft uitgemaakt dat de aard van de overeenkomst mede zal bepalen of het werk zal moeten worden gepubliceerd. Daarbij zal telkens een belangenafweging moeten worden gemaakt. De opdrachtgever zal moeten aanvoeren dat hij zwaarwegende belangen heeft om van publicatie af te zien; belangen die het belang van de fotograaf overtreffen. Opdrachtgevers moeten dus beseffen dat het verstrekken van een opdracht voor het maken van een foto bepaald niet vrijblijvend is. Als er geen sprake is van overmacht of een overduidelijk mislukte foto, loopt de opdrachtgever kans om tot publicatie te moeten overgaan. Als de fotograaf het niet wil laten aankomen op een dergelijke belangenafweging en meer zekerheid wenst, kan hij overwegen om een specifieke bepaling in de licentie op te nemen. Tegelijkertijd kan een dergelijke aanpak potentiële opdrachtgevers juist afschrikken.

Door de toenemende mediaconcentratie krijgen fotografen en andere freelancers steeds vaker te maken met ongunstige inkoopvoorwaarden van opdrachtgevers. Zij worden bijvoorbeeld door mediabedrijven gedwongen om – althans tijdelijk − van de uitoefening van hun auteursrechten af te zien. Theoretisch kunnen fotografen hierover onderhandelen, maar door hun afhankelijke positie ontberen zij daarvoor feitelijk de mogelijkheid.

Ook de Nederlandse wetgever heeft inmiddels oog gekregen voor de slechte positie van veel freelancers. In 2004 heeft het ministerie van Justitie een studie laten verrichten naar de mogelijkheden van een wettelijke regeling voor auteurs, die hun afhankelijke positie moet verbeteren. De onderzoekers constateerden een grote structurele onevenwichtigheid in de mediamarkt en daaruit voortvloeiende onrechtvaardige contractpraktijken. Zij doen aanbevelingen over bepaalde industriestandaarden in de diverse auteurssectoren die uiteindelijk moeten leiden tot een nadere wettelijke regeling van het zogenaamde auteurscontractenrecht. De onderzoekers stellen bijvoorbeeld een specificatieplicht voor. Die houdt in dat rechten alleen mogen worden verleend als ze specifiek in een contract zijn omschreven en de exploitant een vergoeding aan de auteur betaalt. Daarnaast zouden bepaalde verleende rechten moeten terugvallen aan de auteur wanneer de exploitant deze een bepaalde tijd ongebruikt heeft gelaten. Een ander belangrijke voorgestelde maatregel is het invoeren van een zogenaamde disproportionaliteitsregel. Hiermee krijgt de auteur de mogelijkheid om een contract open te breken als bepalingen in een contract onevenredig nadelig uitpakken. Deze en andere voorstellen zouden uiteindelijk moeten leiden tot een gelijkwaardiger onderhandelingspositie tussen auteur en exploitant. Er zal echter nog heel wat water door de Rijn moeten stromen voordat de wetgever deze ideeën daadwerkelijk zal overnemen en uitvoeren. Al was het maar omdat dan eerst moet worden afgerekend met de onvermijdelijke bezwaren van de Nederlandse Mededingingsautoriteit, die industriestandaarden doorgaans in strijd acht met de vrije mededinging.

In 2006 deed het Gerechtshof Den Haag uitspraak in een conflict tussen een groep freelancers, vertegenwoordigd door de FotografenFederatie, de Beroepsorganisatie Nederlandse Ontwerpers (BNO), de Vereniging van Schrijvers en Vertalers (VSenV) en de Nederlandse Vereniging van Journalisten (NVJ). Inzet van deze rechtszaak waren de algemene voorwaarden van Sanoma, een multinationale uitgeverij van publiekstijdschriften. In de ogen van de freelancers waren deze algemene voorwaarden (met name de Regeling hergebruik 2005 en Regeling gebruik opdrachtmateriaal 2006) onredelijk bezwarend. De rechter oordeelde dat de algemene voorwaarden als geheel niet ongeldig waren. Dat gold ondermeer voor de vergoedingsregeling voor het hergebruik, evenals voor het eeuwigdurende recht tot niet-exclusief gebruik. De bepaling waarmee de freelancers toestemming moeten verlenen voor exclusief hergebruik in welke vorm dan ook gedurende anderhalf jaar was volgens de rechter wel onredelijk bezwarend. Hij oordeelde:

'De freelancer kan weliswaar gedurende die periode aan Sanoma toestemming vragen om het werk voor een ander doel, bijvoorbeeld voor eigen promotionele doeleinden te (laten) gebruiken, maar hij mag, [...] het werk gedurende die periode niet aan (concurrerende) derden aanbieden, hetgeen een duidelijk nadeel voor de freelance-auteurs betekent.'

Deze uitspraak is voor freelancers weliswaar een stap vooruit, maar een structurele verbetering zal echt van de wetgever moeten komen. Inmiddels komt nu in 2013 de nieuwe auteurscontractenwet in de Tweede kamer.

Sinds juni 2004 zijn in Nederland de zogeheten Creative Commons-licenties beschikbaar voor iedereen die zijn eigen auteursrechtelijk werk aan het grote publiek beschikbaar wil stellen. Creative Commons wil hiermee een bijdrage leveren aan de legale verspreiding van zoveel mogelijk informatie en cultuur op het internet. Deze licenties zijn in de Verenigde Staten ontstaan als reactie op de toenemende concentratie van auteursrechten in de handen van enkele grote marktpartijen. Op de website van creative commons staan verschillende soorten licenties, waarmee auteurs kunnen kiezen welke rechten ze wel en niet vrijgeven aan gebruikers. Het is mogelijk een werk volledig vrij te geven, maar de licentiehouder kan ook naamsvermelding vereisen, commercieel gebruik verbieden of voor dat laatste een vergoeding vragen. Een eenmaal verstrekte CC-licentie is niet meer terug te draaien. De CC-licentie lijkt zich voor bepaalde vormen van informatie, zoals wetenschappelijke verhandelingen en muziek, zeer goed te lenen. Ook voor amateurfotografen kan deze licentie wellicht geschikt zijn. Professionele fotografen zouden zich echter twee keer moeten bedenken voordat zij op basis van een CC-licentie foto's gaan verspreiden. Zoals gezegd kan men op een eenmaal verstrekte CC-licentie niet meer terugkomen. Bovendien gaan foto's op het internet veelal een eigen leven leiden, waardoor ze hun exclusiviteit verliezen.